בעלי עסקים רבים נתקלים בבעיה מעצבנת שחוזרת על עצמה – לקוחות ששוכחים שהוזמן להם תור. זה מביא לבזבוז זמן, להפסדים כספיים ולחוסר סדר בהתנהלות. למרבה המזל, היום יש מגוון פתרונות פשוטים ויעילים שיכולים לעזור לכם לצמצם משמעותית את כמות ההברזות ולשמור על סדר יום תקין. במאמר זה תוכלו לגלות איך אפשר להפוך את כל נושא התזמון להרבה יותר קל ונוח גם לכם וגם ללקוחות.
שליחת הודעות תזכורת ללקוחות
שירות של תזכורת תורים בוואצ אפ הוא אחד מהכלים הכי פרקטיים כיום לעסקים. רוב האנשים פותחים את הוואצאפ כמה פעמים ביום, ולכן תזכורת שמגיעה ישירות לשם פשוט עובדת. מדובר בהודעה קצרה, נעימה וברורה, ששומרת על קשר עם הלקוח ומוודאת שהוא לא ישכח את מועד הפגישה.
שימוש ביומן דיגיטלי לניהול תורים
יומן דיגיטלי לניהול תורים מאפשר לכם לרכז את כל הפגישות במקום אחד. הלקוח מקבל תזכורות אוטומטיות והמערכת יודעת לעדכן על שינויים. בנוסף, ניתן לשלב בין כמה עובדים ולתאם תורים מבלי להתבלבל או לשכוח.
קביעת תור עם אישור חוזר מהלקוח
לא מספיק רק לקבוע תור, חשוב לקבל אישור מהלקוח שהוא אכן מודע לפגישה. שליחת הודעה עם כפתור אישור, יוצרת מחויבות גבוהה יותר מהצד שלו, וגם מוודאת שהפרטים נקלטו נכון.
שיחה טלפונית יום לפני התור
שיחת טלפון קצרה ביום שלפני הפגישה יכולה לעשות הבדל גדול. היא גם תזכורת אישית וגם דרך לברר אם יש צורך לדחות, לשנות או לבטל, מבלי להיתקע עם "חור" פתאומי בלו"ז.
קביעת מדיניות ביטולים ברורה
אם הלקוח יודע שהוא יישא בתשלום על ביטול ברגע האחרון, הסיכוי שיבריז יורד משמעותית. חשוב להבהיר מראש את תנאי הביטול, לתלות שלט בקליניקה או לציין בהודעת האישור.
ניהול תורים דרך אפליקציה
מערכת או אפליקציה לניהול תורים מרכזת את כל התהליך במקום אחד: קביעת תור, שליחת אישור, תזכורות, ביטול ועדכון. זה מפחית התעסקות מיותרת וחוסך לכם זמן יקר כל יום.
עדכון אוטומטי על שינויים בלו"ז
כשיש שינוי, חשוב שהלקוח ידע על כך מיידית. מערכות אוטומטיות שולחות עדכון ב-SMS או וואצאפ, כדי שהלקוח לא יפספס את ההודעה, ותוכלו לשמור על רצף עבודה חלק.
הצעת תורים קרובים יותר במקרה של ביטול
אם מישהו ביטל, נצלו את ההזדמנות. התקשרו ו/או שלחו הודעה ללקוחות שממתינים והציעו להם להגיע מוקדם יותר. כך תדאגו למלא את הלו"ז ותשדרו שירות מהיר וזמין במיוחד.
לסיכום
כאשר לקוחות שוכחים להגיע לתור, זה עלול לפגוע ברצף העבודה וברווחים. שימוש בתזכורות חכמות בוואצאפ, מערכות ניהול מתקדמות, ניהול תורים דיגיטלי ושיפור התקשורת אישית עם הלקוחות, כל אלה יכולים להוות פתרון יעיל לבעיה, וכך ההתנהלות תהיה חלקה, שקטה ורווחית.
